To-do-Today

Die To-do-Listen, welche ich in meinem letzten Beitrag über Yin Yoga zitiert habe, gibt es tatsächlich und sie sind zur Zeit mehr denn je fester Bestandteil meines Alltags. Vor einem Jahr habe ich dazu die Ivy-Lee-Methode in meinem Studio H² Newsletter vorgestellt. Seitdem nutze ich dieses simple und gleichzeitig clevere To-do-Prinzip in Papierform.

Ohne diese Checklisten wäre ich aktuell verloren, denn je mehr Aufträge in meinem Kreativbüro parallel laufen, desto wichtiger wird eine gute Projektplanung. Dazu kommt das täglichen „Nebenher“, was einem von der kreativen Arbeit abhält und was eigentlich gar kein „Nebenher“ ist: E-Mails, Telefonate, Meetings, Unvorhergesehenes… . Dabei hilft mir also ein To-do-Listenprinzip das Ivy Lee bereits in den 1920er Jahren erfunden hat. Effizient ist es immer noch – digitale Transformation hin oder her.

Und damit dieses für mich bewährte Prinzip der Arbeitsplanung nicht in der Newsletter-Archivschublade verstaubt, dachte ich mir, ich erläutere es hier auch noch einmal. Dafür gibt es einen Vordruck, den ich erstellt habe und der unter folgendem Link heruntergeladen werden kann:

Download

Und so geht’s:

1. PDF unter dem Link hier oben herunterladen und auf DIN A4 ausdrucken. Auf der linken Blatthälfte unter „To-do’s“ notiere ich tagsüber alles, was zu erledigen ist.
2. Jeden Tag kurz vor Arbeitsschluss nehme ich mir 10-15 Minuten Zeit und wähle die 6 wichtigsten Aufgaben für den kommenden Arbeitstag aus der linken Liste aus. Ich ordne diese nach Priorität und übertrage sie in die rechte Liste „To-do-Today“: Für jede Nummer eine Aufgabe. Danach beende ich den Arbeitstag.
3. Am nächsten Tag beginne ich, sobald es mir möglich ist, mit Aufgabe 1 und arbeite so lange daran, bis diese beendet ist. Erst dann schaue ich wieder auf meine To-do-Liste und beginne mit der 2. Aufgabe. Selbstverständlich gibt es Unterbrechungen, doch ich versuche mich immer wieder zügig meiner eigentlichen Aufgabe zu widmen.
4. Erledigte Aufgaben darf ich auf beiden Listen durchstreichen. Dafür benutze ich am liebsten einen dicken, schwarzen Filzschreiber: Erledigt!
5. Es kommt vor, dass ich nicht alle sechs Aufgaben an einem Tag schaffe und das ist vollkommen in Ordnung. Die unerledigten Aufgaben übertrage ich vor Arbeitsschluss nicht einfach in die Liste für den kommenden Tag. Vorher gleiche ich sie mit den weiteren und neuen Aufgaben aus der linken Liste ab: Was ist Wichtiges dazu gekommen? Was muss zuerst erledigt werden? Dann erstelle ich meine neue „To-do-Today“-Liste für den nächsten Tag.

Ganz wichtig ist es, umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen. Wenn ich mir die Liste mit zu komplexen Aufgaben vollpacke, sabotiere ich das Prinzip und es funktioniert nicht. Gleichzeitig darf ich die Liste nicht nur mit kleinteiligen Aufgaben füllen. Das birgt die Gefahr des Prokrastinierens: „Och, das mache ich nachher schnell …“.

Wenn man die Ivy-Lee-Methode einige Zeit nutzt, bekommt man ein gutes Gefühl dafür, was man wirklich an einem Tag schafft. Denn wie oft verschätzen wir uns da?! Trotzdem passiert es mit dieser Methode, dass Aufgaben mit einer niedrigen Rangnummer immer wieder auf die neue Liste wandern und dort „auf den hinteren Plätzen“ bleiben. Irgendwann ist klar: das ist nicht oder nicht mehr wichtig. Weg damit!

Nicht vergessen: die „To-do-Today“-Liste sollte mir am Beginn eines Tages bereits vorliegen. Nur so kann ich mit dieser Methode morgens produktiv in den Tag starten.

Ich wünsche viel Erfolg beim Ausprobieren!